4 techniques d'animation de réunion
Animer une réunion professionnelle n’est pas toujours un exercice facile. Entre le manque de concentration des uns et des autres, la monotonie de nombreuses réunions ou encore les divagations qui empêchent d’atteindre les objectifs, il n’est pas évident de ressortir de la salle avec ce qui était prévu. Pour vous aider à rendre vos réunions plus dynamiques et à atteindre vos objectifs dans le temps imparti, BURO Club vous livre ses 4 techniques pour animer une réunion.
Préparer soigneusement la réunion
La première étape pour une réunion dynamique est de la préparer soigneusement. En premier lieu, la préparation de la réunion permet aux participants d’avoir un avant-goût des échanges, du sujet et même de préparer leur travail en fonction. La préparation permet également de ne pas être pris au dépourvu le jour J et de savoir comment amener les collaborateurs à trouver une solution innovante au problème évoqué.
Tout d’abord, préparez un ordre du jour. Vous pouvez également prévoir un temps approximatif alloué à chaque point de l’ordre du jour. Si vous prévoyez un PowerPoint, ne le faites pas trop long et limitez le texte : un support est idéal pour illustrer un propos ou présenter un graphique, mais il est inutile que tous vos collaborateurs lisent un PowerPoint pendant une heure sans proposer de nouvelles idées.
Faire le point sur la situation
En tout début de réunion, avant de vous lancer sur les objectifs de la réunion, faites le point avec vos équipes sur la situation. Si votre réunion a pour objectif de trouver une solution à un problème vous pouvez par exemple demander à chacun de s’exprimer sur comment ce problème impacte son travail.
Vous pouvez également demander à chacun de s’exprimer sur sa perception entre la situation actuelle et l’objectif à atteindre (que ce soit l’objectif d’une simple réunion ou de plusieurs mois de travail). Pour cela, affichez l’objectif sur un mur en l’écrivant sur un tableau ou en mettant un post-it. Demandez ensuite à chaque participant de se situer par rapport à cet objectif en positionnant un autre post-it. Cette entrée en matière est excellente pour inciter à chacun de parler de ses besoins mais également de ses réticences.
Un autre moyen de faire le point dès le début de la réunion et de relire l’ordre du jour et de le faire approuver par toutes les personnes présentes. Si quelqu’un voit qu’un sujet important risque de ne pas être abordé il peut ainsi demander à le rajouter à l’ordre du jour.
Encourager les échanges constructifs
En tant qu’animateur de la réunion, vous devez être le garant d’une prise de parole partagée et équilibrée qui permet des échanges constructifs. Assurez-vous que chacun ait l’occasion de faire part de ses impressions dans un climat de bienveillance. N’hésitez pas à inciter les plus timides à prendre la parole et recadrez la discussion pour toujours rester dans les sujets à l’ordre du jour.
Pensez également à stimuler le groupe lorsque les échanges s’essoufflent. Par exemple, reformulez ou demandez à quelqu’un de reformuler ce qui a été dit. La reformulation permet de faire repartir la conversation pour que de nouvelles idées émergent.
Vous pouvez également rappeler régulièrement les objectifs et la direction que doivent prendre la réunion. Enfin, assurez-vous d’utiliser un langage non-verbal confiant et exprimez-vous de manière claire et intelligible pour que chacun se sente inclus comme il se doit.
Animer avec des jeux et activités
Des activités et des jeux sont un excellent moyen de laisser chacun exprimer sa créativité lors d’une réunion. Pour cela vous devez néanmoins prendre en compte votre auditoire : si certaines aiment les jeux et animations en réunion, ce n’est pas le cas de tout le monde. Si une partie de votre auditoire n’apprécie pas le ton de votre réunion il ne sera pas possible pour eux de fournir un travail de qualité.
Pour répondre un une demande vous pouvez par exemple mettre en place le brainwriting : vous posez une question et demandez à chacun d’y répondre à l’écrit sur une feuille. Suite à cela les échanges se font sur ce que chacun a écrit. De cette manière, tout le monde a pu réfléchir librement avant d’avoir été influencé par le reste du groupe, ce qui permet de conserver la créativité et les idées de tous avant de prendre une direction décisionnelle.
Retenez ces quatre astuces et utilisez-les pour toutes vos réunions. BURO Club continuera de vous accompagner dans ces dernières en vous proposant de la location de salle de réunion dans plus de 90 villes en France.