La permanence téléphonique : tout ce qu'il faut savoir
Les chefs d'entreprises et les indépendants sont trop souvent submergés par des appels entrants qui nuisent à leur concentration et leur efficacité. Tous ces appels entravent le bon développement de l'entreprise en limitant le temps disponible pour les tâches essentielles.
Pour vous recentrer sur le développement de votre activité commerciale, vous pouvez choisir de mettre en place un service de permanence téléphonique. Mais qu'est-ce que cette prestation et en quoi peut-elle vous aider à développer votre entreprise ? BURO Club vous répond dans cet article.
Comment fonctionne une permanence téléphonique ?
Une solution de permanence téléphonique est une externalisation de votre accueil téléphonique. Lorsque ce service est mis en place, vos appels entrants sont renvoyés vers la ligne téléphonique dédiée du standard de votre prestataire. Les assistants et assistantes répondent ensuite à votre place selon vos règles d'accueil téléphonique. Les demandes de rendez-vous et les questions diverses sont notées et vous sont transmises par mail ou tout autre moyen de contact que vous aurez choisi.
Quels sont les avantages de mettre en place une permanence téléphonique ?
La mise en place d'une permanence téléphonique apportera de nombreux avantages à votre entreprise. En premier lieu, le fait de ne plus avoir à répondre au téléphone représente un véritable gain de temps. Vous recevez à la place des mails contenant les demandes précises des personnes qui ont tenté de vous joindre et pouvez donc traiter ces requêtes de façon plus efficace et organisée au fil de votre journée. La permanence téléphonique vous permet également d'être tranquille durant vos week-ends, les vacances et les jours fériés tout en sachant que des prospects et clients peuvent joindre votre entreprise. C'est un excellent moyen de décrocher du travail tout en ayant l'esprit tranquille.
Au quotidien, la permanence téléphonique vous apporte une grande liberté dans la gestion de votre entreprise. Vous n'avez plus besoin d'être constamment disponible pendant vos heures de travail et vous pouvez vous concentrer à 100 % dans vos tâches à haute valeur ajoutée. De plus, la réponse immédiate que recevront les personnes qui cherchent à vous joindre peut considérablement améliorer l'expérience utilisateur et renforcer la relation client.
Enfin, si une partie de votre cible n'est pas sur le même fuseau horaire que vous, disposer d’une permanence téléphonique est essentiel. Par exemple, si vous commercez avec les Antilles, cela région permet à vos clients et prospects de joindre un standard représentant l'entreprise pendant les heures ouvrées. Un atout supplémentaire pour la qualité de votre service client !
Tarif d'une permanence téléphonique
Le tarif d'une permanence téléphonique dépend de nombreux facteurs :
- Le nombre d'appels que vous recevez par mois ;
- Le professionnalisme des standardistes ;
- Votre domaine d'activité.
Le tarif d'un service de permanence téléphonique est principalement calculé sur le nombre d'appels entrants par mois. Cependant, certaines entreprises de permanence téléphoniques se sont spécialisées dans la gestion des appels pour des médecins, des juristes ou des notaires. Ces services adaptés à certaines professions libérales peuvent coûter plus cher qu'une permanence téléphonique standard.
De plus, les entreprises qui proposent ce service ne se valent pas toutes. Les plus professionnelles proposeront un accueil téléphonique personnalisé adapté à votre clientèle et votre cœur de métier. N'hésitez pas à vous tourner vers des sociétés qui savent faire preuve d'un grand professionnalisme, il en va de l'image de votre entreprise.
Permanence téléphonique et secrétariat : la différence
Bien que la permanence téléphonique ressemble à une offre de secrétariat, il est important de noter que ce n'est pas la même chose. La permanence téléphonique se concentre uniquement sur la gestion des appels entrants en offrant une réponse personnalisée à vos clients. Vous ne pouvez pas demander à l'entreprise de permanence téléphonique de traiter des dossiers ou de faire des recherches pour vous.
Si vous recherchez un service plus complet, des offres de télésecrétariat, ou secrétariat à distance, pourraient être plus appropriées.
La permanence téléphonique pour les entreprises
Quels que soient votre secteur d'activité et la taille de votre équipe, déléguer la réponse téléphonique à un prestataire externe vous fera gagner un temps précieux en réduisant la charge de travail administrative en interne. Pour vous accompagner sur l'externalisation de la réponse téléphonique, BURO Club vous propose des offres de permanence téléphonique dans +90 villes.