Comment bien organiser son bureau pour gagner en productivité ?

Un bureau physique plus ordonné

Comment avoir de nouvelles idées en travaillant sur un bureau encombré ? Dans la plupart des cas, cela est plus compliqué. Voici quelques astuces pour y remédier :

• Ne garder que l’essentiel à portée de main : ordinateur, téléphone(s), casque audio, carnet/agenda, fournitures de bureau (stylos, bloc-notes) et c’est tout ;
• Utiliser un outil de prise de notes comme OneNote, ou Evernote, qui facilitera leur archivage et évitera de laisser traîner un tas de petits papiers qui tarderont à être triés ;
• Limiter le volume de documents à imprimer pour une question d’encombrement (et pour le bien de la planète) ;
• Organiser votre bureau en trois zones distinctes : tâches en cours, tâches en attente et dossiers terminés ;
• Ranger en fin de journée pour avoir un bureau opérationnel le lendemain.

Les réflexes pour mieux organiser son bureau numérique

Être plus organisé passe bien évidemment par un Pc « plus ordonné ». Voici quelques réflexes qui vous feront gagner un temps précieux :

• S’inspirer de la méthode « Desktop zero » qui consiste à avoir un bureau d’ordinateur presque vide sur lequel figurent uniquement les tâches du jour, la corbeille et un « document d’archive » regroupant les dossiers les plus souvent utilisés ;
• Ne mettre sur le bureau que des raccourcis, que vous suiviez la méthode « Desktop zero » ou pas. Cela vous épargnera de stocker éventuellement plusieurs versions pour un même document ;
• Utiliser une nomenclature pour vos fichiers et créer une structure de dossiers logique. Les politiques les plus optimales s’organisent par projet ou par catégorie (fiches de paie, devis, factures…). L’idée est de générer le moins de clics possibles pour parvenir au bon fichier ;
• Attribuer des mots-clés aux documents Word pour les retrouver plus rapidement ;
• Classer votre boîte mail par client ou projet et par importance ;
• Seul(e) ou en équipe, utiliser un gestionnaire de tâches en ligne comme Trello qui offre une excellente visibilité sur l’état d’avancement de vos projets tout en ayant la possibilité d’y associer des fichiers en pièces jointes ;
• Aller encore plus loin avec un logiciel de GED (Gestion Electronique des Documents). Il s’agit d’un système de classement et d’archivage permettant, entre autres, d’automatiser tout un tas de processus et d’interagir entre collaborateurs sur les mêmes documents.

Enfin mieux organiser ses fichiers est une chose, les sécuriser en est une autre. Pensez à les sauvegarder régulièrement dans un Cloud fiable.

Un aménagement optimal des espaces de travail chez BURO Club

Les bureaux fermés et espaces de coworking BURO Club ont été aménagés selon des dispositions bien spécifiques, non seulement pour répondre à vos attentes en termes de praticité et d’image de marque, mais aussi pour stimuler votre créativité.

Que vous occupiez un poste de travail à la journée ou toute l’année, en bureau partagé ou bureau fermé, seul(e) ou avec votre équipe, vous n’avez qu’à vous installer avec vos ordinateur(s) et smartphone(s). Votre espace est immédiatement opérationnel : connexion internet haut débit, ligne téléphonique, prises électriques, systèmes d’impression, fax. Vous travaillez de plus dans un environnement impeccable assuré par un service de nettoyage.

Et comme si cela ne suffisait pas, vous disposez de tout un éventail de solutions réseau pour vous aider à mieux vous organiser : un secrétariat pour gérer votre courrier (et vos appels) ou encore un service de conciergerie d’entreprise. Ceci est valable où que vous soyez, dans votre centre d’affaires habituel ou en déplacement !

De quoi aborder la rentrée sur les bonnes bases !