L’organisation et l’animation d’un séminaire digital / webinaire
Depuis la pandémie et la prise de conscience de l’impact carbone des déplacements, les séminaires digitaux, également appelés webinaires, occupent une place grandissante pour communiquer en interne comme pour promouvoir son image de marque auprès de prospects.
Vous êtes d’ailleurs toujours plus nombreux à louer nos salles de réunion pour créer ce type de conférence. Nous allons à cet effet vous livrer quelques conseils pour organiser et animer des webinaires de qualité. Rassurez-vous, votre équipe encadrante BURO Club est à vos côtés. Elle veille à la préparation et au bon déroulement de votre événement. N’hésitez pas à la solliciter !
Le bon équipement pour vos visioconférences
Qui dit séminaire en ligne, dit visioconférence. Dans les salles de réunions de vos centres d’affaires BURO Club préférés, vous trouverez les équipements requis pour une conférence à distance de qualité : écrans dernière génération, audio irréprochable, outils de partage de documents, multipoints, zoom ou encore connexion internet fiable.
Le tout peut être connecté avec n’importe quelle plateforme de webinaire. Il ne tient qu’à vous de choisir la plus adaptée à vos besoins. Compteront dans ce choix : le nombre de participants attendus, les fonctionnalités de chat et/ou d’enregistrement (avec replay pour les absents), ou encore la possibilité de synchroniser vos outils marketing. Ces derniers jouent un rôle capital avant et après l’événement digital. Ils regroupent notamment le formulaire d’inscription, les emails de confirmation et de rappel ainsi que la communication post-event.
Quelques recommandations sur les formats des séminaires en ligne
Un matériel de qualité associé aux ressources logicielles adéquates permet d’outrepasser la question du nombre de participants, beaucoup plus conséquent que pour un groupe physique ! Mais comme pour une réunion classique, vous aurez à définir le bon format. Aspirez-vous à offrir un maximum d’interactions à un petit groupe ou à livrer une conférence au plus grand nombre ?
De plus, se lancer seul(e) peut s’avérer hasardeux. Vous sentez-vous capable d’assurer la présentation en solo ? Si ce n’est pas le cas, vous pourriez prévoir un échange sous la forme d’une interview avec un complice et rien ne vous empêche de faire participer d’autres conférenciers à distance. Dans le cas où vous laisseriez les participants poser des questions (ce qui est le principe d’un séminaire), nous vous conseillons de faire intervenir un « modérateur ». Il ou elle aura pour mission de filtrer les questions et les commentaires pour que vous y répondiez au moment voulu.
Ne négligez pas les supports
On dit que 10 minutes est la durée maximale pour maintenir l’attention de votre audience sur une slide lors d’une réunion de travail classique. Il serait judicieux de tabler sur des séquences plus rythmées lors d’un webinaire. Les participants ont conscience ici que vous ne les voyez pas !
Créez un maximum de contenus pour animer et illustrer votre discours : photos et vidéos, infographies et graphiques avec statistiques. Pensez également à prévoir du temps pour répondre aux questions à la fin de chaque série et en toute fin d’intervention. Y inclure des sondages incitera votre public à réagir et vous aidera à affiner les webinaires à venir.
Enfin, pour que votre webinaire rencontre le succès escompté, il sera nécessaire de communiquer autour de l’événement. Vous pouvez pour cela utiliser les réseaux sociaux et créer une landing page que vous promouvrez auprès de votre cible.