L’externalisation du secrétariat : pourquoi le faire, et quels en sont les avantages ?

Gagnez du temps !

• Votre vie d’entrepreneur sera sans nul doute ponctuée de moult tâches administratives qu’il vous faudra accomplir en temps et en heure afin de régulariser votre situation et celle de votre entreprise à plusieurs niveaux.Or, ces tâches prennent du temps, et ce temps, vous en avez besoin afin de vous focaliser pleinement sur votre travail. Après tout, il s’agit là du cœur de votre entreprise et donc de la partie la plus essentielle, à ne surtout pas négliger. Comment alors, vous délester des tâches administratives tout en veillant à ce qu’elles soient bel et bien en règle ? La solution, nous l’avons, et nous allons vous en parler plus en détail dans les lignes à venir : Il s’agirait alors d’externaliser votre secrétariat.  Un secrétariat externalisé, en plus de vous faire gagner un temps non négligeable, vous permet d’être à jour constamment car nous pouvons prendre pour vous le temps d’effectuer tout ce qui autrement nécessiterait toute votre attention, au détriment de vos affaires courantes.
• Déléguer ses travaux de secrétariat, c’est avoir recours à des personnes compétentes pour, tout d’abord, la gestion de vos correspondances (courrier et emails). Ces mêmes personnes se chargent aussi de l’archivage, du tri des courriers superflus, mais aussi de vous prévenir si quelques clients ou potentiels clients souhaitent que vous les recontactiez afin que vous puissiez parler affaire sereinement et efficacement, sans avoir à vous soucier du reste, vous permettant alors une certaine souplesse dans vos démarches concernant votre entreprise.

Soyez agile grâce à nous !

• Ce travail de classement, de numérisation voire d’archivage, nous pouvons aussi l’effectuer pour tous vos documents papiers. Nous savons à quel point il peut être complexe de se retrouver dans ses archives, ou comment ranger précieusement les documents importants. N’ayez crainte : c’est aussi une partie de notre métier et nous pouvons alléger une partie de vos pensées qui peuvent se tourner désormais vers votre journée de travail plutôt qu’à vous demander où vous avez bien pu ranger cette facture de l’entreprise XY datant du 02 avril 2020 !  Il se peut que vous soyez aussi un peu perdus vis-à-vis des démarches administratives que vous devrez accomplir pour votre entreprise, notamment si vous n’êtes pas très au fait des démarches administratives classiques qu’un entrepreneur doit accomplir, ou que les tâches administratives classiques ne soient déjà pas nécessairement votre tasse de thé. Comment faire alors pour alléger ce fardeau ? Si vous utilisez notre service de réception du courrier dans le cadre d’un contrat de domiciliation ou adresse postale, nous pouvons vous prévenir de son arrivée et le conserver jusqu’à ce que vous nous demandiez de le renvoyer, ou le réexpédier selon un planning défini par vos soins, ou encore le numériser et vous le transmettre, puis le garder jusqu’à ce que vous veniez en prendre possession. Nous vous préviendrons aussi de l’arrivée de vos recommandés quoi qu’il advienne, et nous les conserverons jusqu’à recevoir des instructions de votre part concernant leur numérisation ou réexpédition, ou jusqu’à ce que vous veniez les quérir. Dans les cas où, par exemple, vous seriez dans nos espaces de travail à Lyon Villeurbanne nous pouvons aussi nous charger, pour vous, de vos éventuelles mises sous plis, de la préparation de vos colis, ainsi que de l’affranchissement de vos envois postaux.

Déléguez la gestion de vos appels téléphoniques

• Cependant, le secrétariat ne se réduit pas aux tâches administratives comme le tri, la réception et l’archivage de documents. En effet, comme la vie d’un entrepreneur est parfois un peu trop trépidante, et qu’il arrivera très probablement que vous soyez en déplacement, en rendez-vous ou dans l’impossibilité de répondre, nous prenons aussi soin de prendre vos appels comme si vous étiez dans votre entreprise. Nous définissons avec vous les démarches à suivre dans les cas où un appel qui vous est destiné passe par notre standard : Nous répondons pour vous au nom de votre entreprise, nous pouvons, au choix, vous transférer l’appel après nous être assuré que vous puissiez être disponible pour le faire, ou nous pouvons aussi prendre des messages pour vous et vous les transmettre au choix par sms ou par mail et ce, en toute confidentialité. Ce service est bien évidemment personnalisé, chacun de nos appels est pris de façon très professionnelle afin que vous puissiez donner suite à ces derniers. En outre, nos assistantes étant bilingues anglais/français, elles peuvent se charger également de prendre en charge des conversations avec vos éventuels clients à l’étranger. Nos larges tranches horaires seront alors d’une aide indéniable, car nous pourrons répondre, pour vous, à des appels sans interruption toute la journée, de 8h00 à 18h30 en semaine et 18h00 le vendredi, sans interruption à l’heure du déjeuner. Vous êtes assuré qu’il y aura toujours quelqu’un pour répondre à vos clients pour assurer la continuité de votre communication, le filtrage de vos appels, et la prise des informations importantes. Votre temps d’entrepreneur étant précieux, il se peut que, parfois, vous assistiez à des rendez-vous importants mais que vous n’ayez pas le temps de prendre autant de notes qu’il le faudrait : Là encore, nous sommes là pour vous, il nous suffit d’un fichier audio pour vous transmettre un document Word ou PDF de cette réunion où vous vous êtes rendu, ou encore de ce rapport qui vous prend moins de temps à dicter qu’à rédiger et mettre en forme vous-même. Nous nous en chargerons.

Testez !

Enfin, pour votre confort ainsi que pour notre efficacité, sachez que nos assistantes travaillent à distance et sont donc à même de vous aider de leur bureau à tout moment. Quelles que soient les tâches à accomplir, elles le seront dans nos centres d’affaires.  Qu’attendez-vous pour faire un test ? Confiez-nous une facture, un devis, un rapport, ou tout autre document méritant d’être dactylographié avec soin dans un temps record. Nous serons là pour vous tout au long de la vie de votre entreprise. Nous prendrons soin de votre administratif. Au fur et à mesure de notre relation, vous vous apercevrez que l’externalisation de la partie administrative est une solution source de gain de temps et d’efficacité. Plus de relance de prospect attendant un devis et allant se renseigner chez le concurrent ; plus de facture erronée ; plus de rapport rédigé et dactylographié à la hâte laissant même de menues coquilles. Tout le soin d’un personnel formé et efficace sera apporté à votre travail. Nos équipes sont à votre disposition. N’hésitez plus !