Conseils pour des réunions de travail productives

​Vous projetez d’organiser une réunion de travail ? L’envisagez-vous comme un échange d’idées, sur le modèle d’un brainstorming ou d’un atelier ? Aura-t-elle pour volonté une simple transmission d’informations ou une prise de décision ?Informative, décisionnelle ou de discussion, une réunion de travail productive nécessite une définition claire des objectifs. Celle-ci s’organise idéalement autour 3 sujets clés au maximum (afin de ne pas diluer les messages) et d’un programme qui lui impulsera une dynamique tout au long du déroulé. Si de tels préparatifs constituent la base d’une réunion efficace, nous mettrons dans cet article l’accent sur le choix de la salle et l’accueil des participants, et vous livrerons quelques astuces à mettre en pratique lors de son déroulement.

Le choix de la salle de réunion et l’accueil des participants

• L’un des éléments de la réussite de votre réunion de travail repose sur le choix de la salle. Vous devez y penser en termes de capacité d’accueil et de praticité mais aussi en termes d’image. À cet effet, les salles de réunion à louer dans les centres d’affaires BURO Club sont aménagées en espaces à la fois modernes et chaleureux. Elles sont ,de surcroit, équipées des dernières technologiques en plus d’être idéalement situées ! Selon les dispositions, vous pourrez y réunir un nombre varié de participants. Si des conditions l’imposent, une partie du public peut assister à la réunion en distanciel grâce à la visioconférence. Mais n’allez pas penser que la réunion n’a lieu qu’en salle ! Le meeting débute en réalité dès l’arrivée des collaborateurs et se prolonge lors des pauses qui, on le sait, s’avèrent riches en opportunités d’échanges. Voilà pourquoi, chacun de nos centres porte une attention particulière à l’accueil de tous et propose des services de confort tout au long de l’événement.

Le maintien de l’attention des participants lors de la réunion

• Les experts en management ont observé qu’une dizaine de minutes est la durée maximale pour maintenir l’attention des participants sur une idée, à fortiori si une partie du public assiste en distanciel.

Pour y remédier, voici quelques conseils :

• Varier les supports au maximum et ne pas rester plus de 10 minutes sur un slide par exemple ;
• Diffuser 1 à 2 vidéos en format court par demi-journée (le motion design, ou vidéo animée, transmet les messages de façon claire et captivante) ;
• Encourager la participation ;
• Organiser des jeux de rôles avec mises en situation si le contexte le permet ;
• Veiller à la communication verbale et non verbale de votre public…

Notez que certains créneaux horaires sont à privilégier pour diffuser les messages prioritaires. Vous retiendrez davantage l’attention de votre public durant les demi-heures qui suivent chaque pause. Le dernier quart d’heure avant la pause déjeuner est quant à lui exclu ! Enfin, terminez votre réunion sur la mise en place d’un plan d’actions dans lequel seront évoqués les 3 sujets clés. Idéalement l’envoi d’un email permettra d’assurer un relais. Mais attention, pour obtenir l’effet escompté il vous faudra maîtriser le temps. Si votre réunion ne s’achève pas à l’heure prévue, l’angoisse de rater un train, un avion ou la sortie des classes montera en salle. Plus personne ne sera concentré, qui plus est lors de cette dernière étape cruciale. La ponctualité ne se limite donc pas qu’au début de la réunion. Elle donne le rythme à chaque moment clé, et ce jusqu’à la fin !